Como Emitir Notas Fiscais para Supermercados: Passo a Passo e Regras Atualizadas

Como Emitir Notas Fiscais para Supermercados: Passo a Passo e Regras Atualizadas

Emitir notas fiscais corretamente é essencial para a legalidade, lucratividade e segurança operacional de supermercados. Em um setor com alto volume de vendas diárias e múltiplos canais (venda presencial, delivery, atacado), a emissão de NF‑e (nota fiscal eletrônica) e NFS‑e (nota de serviços eletrônica) deve seguir normas rigorosas. A partir de 2025, com a transição para os novos tributos da Reforma Tributária e o lançamento da NF‑e Nacional, é fundamental estar alinhado às novas regras e sistemas.

Este guia completo apresenta as etapas para emissão correta de notas fiscais eletrônicas, os cuidados na configuração dos sistemas, mudanças legais vigentes e como preparar sua empresa para a transição. Também examina o novo cronograma de implantação e os impactos diretos para supermercados.

1. Tipos de Nota Fiscal: NF-e e NFS-e

NF‑e (Nota Fiscal Eletrônica Modelo 55)

Documento fiscal digital obrigatório para operações de venda de mercadorias entre empresas ou consumidor final pessoa jurídica. Utiliza assinatura digital e autorização da SEFAZ estadual.
Utilizada em vendas atacadistas, entregas para CNPJ ou vendas interestaduais — comum em supermercados.

NFC‑e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica Modelo 65)

Usada no varejo para vendas diretas ao consumidor, substituindo cupom fiscal e modelo 2. Válida em estados que aderiram, com emissão rápida no caixa.

NFS‑e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Emitida por prestadores de serviços sujeitos ao ISS municipal, como entrega via delivery, serviços de limpeza, etc. Em supermercados, aplica-se quando prestam serviços complementares.

2. Pré-requisitos para emissão

Certificado Digital

Essencial para garantir validade jurídica da NF‑e. Geralmente do tipo A1 ou A3, utilizando tecnologias ICP‑Brasil.

Credenciamento junto à SEFAZ estadual e portal municipal

Correlação obrigatória entre CNPJ da empresa e autorização de emissão da NF‑e ou NFS‑e. Cada estado ou município exige cadastro e habilitação ao sistema emissor.

Escolha do software emissor

Pode ser gratuito da SEFAZ ou pago, em nuvem, integrado ao ERP. Critérios incluem volume de notas emitidas, integração com gestão de vendas, e suporte à emissão offline ou contingência.

3. Passo a passo para emissão no supermercado

1. Certifique-se de possuir certificado digital válido.

2. Cadastre-se e habilite em SEFAZ e portal municipal.

3. Configure o emissor de NF‑e/NFC‑e/NFS‑e, informando:

   • Série e numeração sequencial

   • CFOP correto conforme natureza da operação

   • Alíquotas tributárias do ICMS, PIS/COFINS ou CBS/IBS (dependendo da reforma)

4. Teste o ambiente de homologação (fase de testes), se disponível a partir de 1º de julho de 2025.

5. Valide os novos campos obrigatórios (IBS, CBS, IS) conforme Nota Técnica 2025.002.

6. Emita em ambiente de produção a partir de outubro de 2025, para vendas reais.

7. Mantenha contingência ativa se houver falha técnica — emita a nota posteriormente, até o primeiro dia útil, conforme Ajuste SINIEF nº 12/2025.

4. Mudanças da Reforma Tributária e NF‑e Nacional

A partir de julho de 2025, iniciam os testes da NF‑e Nacional, modelo unificado que incluirá os novos tributos: IBS, CBS e IS. A obrigatoriedade do novo layout será a partir de janeiro de 2026, convivendo com o modelo estadual até 2032/33.

A Nota Técnica 2025.002 define os campos obrigatórios para os novos tributos e validações automáticas. Notas fiscais fora do padrão serão rejeitadas com códigos como o 1085, exigindo maior precisão nos dados. É vital atualizar sistemas ERP e treinar equipes até setembro de 2025.

5. Cuidados específicos para supermercados

Definir CFOPs corretamente

Operações comuns:

• Venda presencial a consumidor: NFC-e

• Venda para cliente empresa ou comercial: NF-e com CFOP 5.xxx ou 6.xxx conforme estado
  Erros podem acarretar rejeição ou penalidades fiscais.

Administrar séries de numeração

Se usar múltiplos sistemas emissores (caixa e e-commerce), configure séries diferentes para evitar duplicidade. Em alguns estados como CE é permitido, mas confirmar com SEFAZ estadual.

Endereço e destinatário

A partir de novembro de 2025, emissão de NFC-e apenas para pessoa física com CPF. Vendas a CNPJ devem usar NF-e modelo 55. O preenchimento do endereço torna-se opcional em operações com pessoa jurídica.

Danfe Simplificado

Novidade do Ajuste SINIEF nº12/2025: Danfe simplificado para entregas e vendas presenciais, agilizando operações de entrega e reduzindo burocracia.

Contingência técnica

Em caso de falha na transmissão, utilize modo contingência; transmita a NF-e até o primeiro dia útil subsequente. Importante para evitar parada nas operações.

6. Benefícios da emissão correta

• Redução de erros e rejeições fiscais, especialmente após 2026 com validações automáticas.

• Agilidade operacional, com emissão no caixa e automatização do ERP.

• Segurança jurídica, evitando autuações por CFOP errado, numeração duplicada ou modelo inadequado.

• Aproveitamento de créditos tributários e cumprimento da legislação da Reforma Tributária conforme IBS/CBS.

• Melhor experiência para cliente e fiscalização, com Danfe simplificado e emissão rápida.

7. Boas práticas e recomendações

1. Inicie testes da NF‑e Nacional em homologação em julho de 2025.

2. Atualize sistemas ERP e software fiscal antes de outubro.

3. Treine equipe para incluir corretamente IBS, CBS e IS conforme Nota Técnica.

4. Configure séries diferentes se utilizar múltiplos emissores.

5. Use NFC-e apenas para pessoa física — vendas B2B com empresa exigem NF‑e.

6. Adote o Danfe simplificado para entregas e vendas físicas.

7. Tenha plano de contingência para emissão offline.

8. Mantenha guarda digital do XML das notas por períodos legais (5 anos).

9. Monitore rejeições por código e atualize configurações imediatamente.

10. Conte com contabilidade especializada ou consultoria fiscal para manter conformidade.

Emitir corretamente as notas fiscais eletrônicas é essencial para operar dentro da legalidade e aproveitar as vantagens fiscais no setor supermercadista. Com a chegada da NF‑e Nacional e a reforma tributária, a precisão e atualização tecnológica são mais importantes do que nunca. Ajuste seus processos até o final de 2025 para garantir transição tranquila e operação contínua.

A contabilidade especializada, aliada a um ERP ajustado e equipe treinada, fará toda a diferença na conformidade e lucratividade do seu supermercado em 2026 e além.

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Publicado por Cleiton Sousa
Contador | Especialista Contabilidade Fiscal e Direito Tributário